Статус секретаря сегодня крайне низок. Теперь «лицом» компании называют офис-менеджеров...
Секретарь — в том понимании, что было 20-15 лет назад, сегодня практически не требуется. Варить кофе и отвечать на телефонные звонки больше не являются единственными обязанностями этого офисного работника. Олеся Лебеденко, исполнительный директор ООО ГТК «Восток» : «Секретарь в моей компании — это моя «рука». Это мой помощник, кадровый работник и идейный вдохновитель коллектива. Он выполняет все мои поручения».
В текущих условиях руководитель стремится к совмещению нескольких должностей, и просто технический исполнитель ему не нужен. «Раньше на крупных государственных производственных предприятиях обязанности секретаря были более формализованы: он вел документацию и являлся координатором и диспетчером организационной работы. Сегодня же от секретаря требуют универсальности — это должен быть здравомыслящий, зрелый сотрудник, вовлеченный в бизнес-процессы организации (особенно если речь идет о малом бизнесе). Специалист, который занимался бы кадровой и управленческой деятельностью. В нынешней бизнес-среде эта позиция звучит как офис-менеджер. Хотя и позиция секретаря имеет место быть в том случае, когда речь идет о секретаре с более широкими полномочиями — помощнике руководителя, например», — объяснила Александра Чиркина, заместитель директора по рекрутменту кадрового агентства «Проспект» .
Должностные обязанности современного секретаря разнятся в зависимости от вида деятельности компании и зависят от требований к специалистам. «Секретарь может выполнять разные функции: от секретаря-референта до маркетолога и офис-менеджера», — сказала Ольга Перминова, директор по развитию Дальневосточной сети кадровых агентств и Учебного центра «Успех» .
На рынке труда Приморского края мало профессиональных секретарей. «Это обусловлено стремлением молодых специалистов расти по карьерной лестнице, а позицию офис-менеджера (секретаря), как правило, воспринимают как первую ступеньку. При переходе таких сотрудников на новую должность руководители вновь ищут специалистов с высшим образованием и опытом секретарской работы. Им необходимы ответственные, исполнительные люди, которые смогут овладеть навыками делопроизводства», — рассказала Чиркина.
Найти хорошего специалиста на должность секретаря или офис-менеджера крайне сложно. Если еще десять лет назад секретарю достаточно было иметь привлекательную внешность и уметь набирать «определенное количество печатных знаков в минуту», то в современных условиях секретарь обязательно должен быть образован и профессионально эрудирован.
Михаил Бирюлин, генеральный директор компании «Меридиан Девелопмент»: «Основная проблема заключается в том, что люди, устраиваясь на эту работу, не всегда обладают достаточными знаниями о принципах документооборота, кадровых вопросах и требованиях делового этикета. Ведь секретарь принимает и анализирует входящую корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки, встречает посетителей, планирует рабочий день руководителя, следит за регистрацией, занимается контролем и оперативным хранением документов, систематизацией, формированием дел и подготовкой их для сдачи в архив. Иное дело офис-менеджер. Тут уже требуются знания в области документоведения и документационного обеспечения управления». Олеся Лебеденко: «Людей, которые действительно хотят работать, практически нет. И найти специалиста на должность секретаря с высоким интеллектуальным уровнем — большая удача».
От профессионального уровня секретаря во многом зависит и престиж фирмы. «Секретарь или офис-менеджер — это, несомненно, «лицо» компании. Именно с ним первым делом сталкивается клиент. А первое впечатление, как говорится, самое сильное. Поэтому очень важно следить за тем, чтобы секретарь всегда соблюдал правила делового этикета», — считает Бирюлин. Отношение секретаря к посетителям офиса зависит от корпоративной культуры организации и клиентоориентированности компании. Олеся Лебеденко: «Не раз приходилось сталкиваться с грубостью секретарей других организаций. Я объясняю себе это тем, что человек ограничен в интеллектуальном плане. А почему такие люди занимают место секретаря, зависит от руководителя этой компании. Во-первых, он недостаточно хорошо следит за атмосферой на рабочем месте секретаря, т.к. не возлагает на него крупных обязанностей. А во-вторых, если это владелец крупной компании, каждый отдельно взятый клиент может не сильно его волновать. В таком случае директор фирмы уверен в своем бизнесе и не обращает должного внимания на работу своих секретарей с клиентами».
Валерия БЕЛОУС